Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị giữ vai trò tham mưu và tổ chức thực hiện các công tác hành chính, văn thư, thi đua khen thưởng, quản lý cơ sở vật chất, an ninh – an toàn, y tế học đường, và lễ tân – khánh tiết tại Trường Đại học Đông Đô. Với chức năng tổng hợp, phối hợp đa ngành, Phòng đảm bảo hoạt động vận hành hành chính hiệu quả, góp phần tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển toàn diện của Nhà trường. Bên cạnh đó, Phòng cũng là đầu mối trong công tác lễ tân, hậu cần các sự kiện lớn, và giữ vai trò kết nối với các cơ quan, tổ chức, đối tác bên ngoài.
Phòng Hành chính - Tổng hợp là đơn vị tham mưu về các lĩnh vực:
- Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;
- Công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật;
- Công tác quản lý cơ sở vật chất, công tác quy hoạch, kế hoạch xây dựng và phát triển Trường;
- Công tác đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn; vệ sinh môi trường trong Trường;
- Công tác y tế học đường;
- Tham mưu và chủ trì công tác lễ tân, khánh tiết trong các sự kiện chung của Nhà trường.
Nhiệm vụ
Công tác hành chính
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý việc sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật và chỉ đạo của Hiệu trưởng;
- Quản lý ngày công làm việc (chấm công, chốt công hàng tháng), xác nhận công, theo dõi nghỉ phép, nghỉ không lương... và các chế độ khác của CBGV theo quy định của Bộ Luật lao động hiện hành;
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch thuộc chức năng nhiệm vụ theo từng giai đoạn, dài hạn, hằng năm, kế hoạch quý, tháng, lịch công tác tuần của Trường trình Hiệu trưởng phê duyệt; Tổng hợp lịch công tác hằng tuần của Lãnh đạo Trường, quản lý việc đăng ký sử dụng phòng họp, hội trường, phòng học;
- Soạn thảo trình Hiệu trưởng phê duyệt, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực hành chính, văn thư, lưu trữ;
- Chỉ đạo công tác nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ đối với các bộ phận làm công tác văn thư, văn phòng của các đơn vị thuộc Trường;
- Tổng hợp các đề xuất, kiến nghị của các đơn vị; thẩm định văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình Hiệu trưởng ký;
- Chủ trì công tác hành chính, hậu cần, mua sắm trang thiết bị văn phòng; trang thiết bị, dụng cụ và hóa chất phục vụ giảng dạy, đào tạo và nghiên cứu;
- Phối hợp với các đơn vị chuyên môn trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện truyền thông chung của Trường;
- Phối hợp soạn thảo quy chế, quy định, quy trình và các văn bản hành chính khác liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong Trường.
- Thường trực công tác thi đua khen thưởng Nhà trường.
Công tác quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, vật tư
- Chủ trì xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch xây dựng cơ bản được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Chủ trì lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản, và cơ sở vật chất theo quy trình, quy định;
- Thường trực công tác kiểm kê tài sản, thanh lý tài sản định kỳ hằng năm và đột xuất của Trường;
- Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện công tác an ninh, an toàn, bảo hiểm, phòng chống thiên tai, vệ sinh môi trường trong khuôn viên của Trường;
- Tổ chức thực hiện công tác đảm bảo phòng cháy chữa cháy, cứu nạn cứu hộ của Trường theo quy định hiện hành;
- Phối hợp với bộ phận chuyên môn về công tác quản trị và vận hành hệ thống mạng thông tin, đường truyền internet phục vụ làm việc, giảng dạy và học tập của cán bộ, giảng viên, nhân viên, học viên và sinh viên; Quản trị cơ sở dữ liệu, công tác bảo mật, đảm bảo an ninh trên môi trường mạng điện tử viễn thông của Nhà trường;
- Quản lý, vận hành hệ thống điện, điện lạnh, điện thoại, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống trang thiết bị phòng học, phòng làm việc;
- Quản lý giảng đường, hội trường, phòng họp (đóng, mở cửa, vệ sinh, phương tiện phục vụ hội họp, giảng dạy, học tập: bàn, ghế; bục, bảng; âm thanh; chiếu sáng; quạt; chuông báo giờ học; nước uống). Quản lý các hợp đồng dịch vụ theo phạm vi được giao;
- Là đầu mối trong giao dịch, phối hợp với chính quyền địa phương các cấp; các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong các lĩnh vực: An ninh, chính trị, trật tự an toàn khu vực, phòng chống cháy nổ, các phòng trào văn hóa, thể dục thể thao và các vấn đề về an sinh xã hội trên địa bàn.
Tham mưu và chủ trì công tác lễ tân, khánh tiết trong các sự kiện chung của Nhà trường
- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan về công tác lễ tân, khánh tiết, hậu cần các sự kiện chung của Nhà trường;
- Đầu mối liên hệ, phối hợp chuẩn bị công tác đón tiếp các đoàn khách trong nước, quốc tế đến làm việc tại Trường Đại học Đông Đô;
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hội đồng trường và Hiệu trưởng giao.
Ban lãnh đạo
ThS. Ngô Thị Thúy An - Trưởng phòng
Thông tin liên hệ
Phòng Hành chính – Tổng hợp
Trụ sở chính: Số 8 Đường Phú Nghĩa, Chương Mỹ, Hà Nội.
Cơ sở 1: Tòa nhà Đại học Đông Đô, 60B Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội.
Điện thoại: 02437719960
