Giới thiệu về phòng Tổ chức - Hành chính

Phòng Tổ chức - Hành chính là đơn vị giữ vai trò tham mưu và tổ chức thực hiện các công tác hành chính, văn thư, tổ chức - nhân sự, thi đua khen thưởng, quản lý cơ sở vật chất, an ninh – an toàn, y tế học đường, ký túc xá và lễ tân – khánh tiết tại Trường Đại học Đông Đô. Với chức năng tổng hợp, phối hợp đa ngành, Phòng đảm bảo hoạt động vận hành hành chính hiệu quả, góp phần tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển toàn diện của Nhà trường. Bên cạnh đó, Phòng cũng là đầu mối trong công tác lễ tân, hậu cần các sự kiện lớn, và giữ vai trò kết nối với các cơ quan, tổ chức, đối tác bên ngoài.

• Phòng Tổ chức - Hành chính là đơn vị tham mưu và giúp Ban Giám hiệu quản lý các lĩnh vực: tổ chức - nhân sự; chế độ - chính sách; hành chính - văn thư -lưu trữ; thi đua - khen thưởng; kế hoạch - tổng hợp - báo cáo; quản lý cơ sở vật chất, ký túc xá; y tế; đảm bảo an. ninh, trật tự, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy; tổ chức lễ tân - khánh tiết và đào tạo, bồi dưỡng nội bộ của Trường.

• Là đầu mối chủ trì tổng hợp thông tin, phối hợp và bảo đảm các điều kiện phục vụ cho hoạt động quản lý, giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và các hoạt động chung của toàn Trường.

Nhiệm vụ

Công tác tổ chức - nhân sự

• Tham mưu cho Ban Giám hiệu xây dựng, kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của các đơn vị trong Trường;

• Xây dựng và trình Hội đồng trường, Ban Giám hiệu kế hoạch chiến lược, đề án quy hoạch cán bộ, giảng viên, nhân viên và các quy chế, quy định liên quan đến công tác tổ chức, quản lý cán bộ, giảng viên và nhân viên;

• Lập kế hoạch tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; thực hiện quy hoạch, sắp xếp, bố trí, phân công nhân sự phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ;

• Quản lý hồ sơ cá nhân, cập nhật cơ sở dữ liệu nhân sự, quản lý thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ việc, nghỉ hưu, chấm công toàn Trường;

• Tổ chức đánh giá, xếp loại cán bộ, giảng viên và nhân viên định kỳ theo quy định của trường và Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Công tác chế độ và chính sách

• Tham mưu và tổ chức thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách về tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thai sản, ốm đau, nghỉ phép, nghỉ hưu, thôi việc, hợp đồng lao động và các chế độ khác đối với cán bộ, giảng viên và người lao động;

• Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp các hồ sơ, chứng từ liên quan đến thanh toán tiền lương, tiền công giảng dạy, biên soạn giáo trình, tài liệu và nhiệm vụ nghiên cứu khoa học trước khi gửi Phòng Kế hoạch - Tài chính để thực hiện chi trả theo quy định;

• Quản lý, tổng hợp và đề xuất danh sách chi trả chế độ tiền lương, phụ cấp, khen thưởng, phúc lợi cho cán bộ, giảng viên và người lao động;

• Phối hợp với Phòng Kế hoạch - Tài chính trong công tác trích nộp, quyết toán, đối chiếu và thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định;

• Tiếp nhận, hướng dẫn và giải quyết kịp thời các vướng mắc, khiếu nại liên quan đến chính sách, chế độ và quản lý lao động, việc làm.

Công tác hành chính - văn thư - lưu trữ

• Quản lý công tác hành chính, tổ chức điều hành, ban hành văn bản hành chính trong toàn Trường;

• Tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản đến - đi; theo dõi, quản lý văn bản, hồ sơ luư trữ điện tò và bản giấy;

• Hướng dẫn các đơn vị trong Trường soạn thảo, trình ký, ban hành và quản lý văn bản theo đúng thể thức, quy định của pháp luật và quy chế, quy định của Trường;

• Quản lý và sử dụng con dấu của Trường, bảo đảm an toàn và bảo mật;

• Thực hiện công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hành chính, hồ SO’ nhân sự, hồ sơ thi đua - khen thưởng, văn bản pháp lý của Trường;

• Tổ clìức tiếp công dân, tiếp khách, hướng dẫn và điều phối lịch làm việc của Ban Giám hiệu.

Công tác thi đua - khen thưởng

• Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn, tổ chức phong trào thi đua trong toàn Trường;

• Tham mưu cho Hội đồng Thi đua - Khen thưởng xét khen thưởng tập thể, cá nhân định kỳ và đột xuất;

• Quản lý hồ sơ, theo dõi kết quả thi đua, khen thưởng của cán bộ, giảng viên và nhân viên;

• Tuyên truyền, biểu dương các gương điển hình tiên tiến, mô hình, sáng kiến trong hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học, phục vụ cộng đồng và nhiệm vụ khác.

Công tác kế hoạch - tổng hợp - báo cáo

• Chủ trì trong xây dựng, tổng hợp Kế hoạch công tác toàn Trường;

• Tổng hợp báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề và báo cáo đột xuất về tình hình hoạt động của các đơn vị;

• Soạn thảo, tổng hợp các văn bản chỉ đạo, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Trường;

• Chuẩn bị nội dung, tài liệu, hậu cần phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, làm việc với các cơ quan, đơn vị đối tác;

• Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp báo cáo việc thực hiện các kết luận, chỉ đạo của Ban Giám hiệu.

Công tác quản lý cơ sở vật chất và Ký túc xá

• Quản lý, kiểm kê, khai thác, sử dụng hiệu quả tài sản, trang thiết bị, nhà làm việc, phòng học, phòng họp, khu thực hành, phòng chức năng;

• Tham mưu lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa, bảo trì, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ giảng dạy, học tập, làm việc và các dịch vụ khác của Trường;

• Quản lý cơ sở vật chất tại Ký túc xá và khu nhà ở sinh viên: đảm bảo điều kiện sinh hoạt, an toàn, an ninh, trật tự, vệ sinh, hệ thống điện nước và phòng cháy chữa cháy;

• Phối hợp với các Khoa, Phòng, Trung tâm kiểm tra, giám sát việc sử dụng, bảo quản tài sản của Trường.

Công tác Y tế

• Tổ chức thực hiện công tác quản lý, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, giảng viên, người, lao động và người học, cụ thể:

• Tổ chức khám sức khỏe cho sinh viên nhập học và khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ, giảng viên và người lao động hàng năm;

• Quản lý hồ sơ sức khỏe. Sơ cấp cún, khám bệnh, chữa bệnh theo phân tuyến kỹ thuật, chăm sóc sức khỏe ban đầu, cấp phát thuốc thông thường, chuyển bệnh nhân lên cơ sở y tế tuyến trên trong những trường hợp cần thiết;

• Tuyên truyền, giáo dục các vấn đề liên quan đến sức khỏe của CBGVNV và người học; tuyên truyền vận động sinh viên tham gia bảo hiểm y tế theo quy định;

• Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh, phòng chống các bệnh dịch bệnh truyền nhiễm, bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm, phòng chống tai nạn thương tích, phòng chống ma túy, HIV/AIDS, các bệnh xã hội và các hoạt động khác về y tế trường học;

• Phối hợp với Trung tâm kiểm soát dịch bệnh Hà Nội và trạm y tế địa phương trong việc triển khai, thực hiện các hoạt động y tế của trường;

• Chủ trì, phối hợp với đơn vị, đoàn thể trong Trường thực hiện công tác y tế trường học, xây dựng môi trường học đường lành mạnh, an toàn;

• Thực hiện sơ kết, tổng kết và báo cáo kết quả triển khai công tác y tế theo quy định.

Công tác bảo vệ, an ninh - trật tự, môi trường và phòng cháy chữa cháy

• Tổ chức, quản lý lực lượng bảo vệ; xây dựng và triển khai kế hoạch, phương án đảm bảo an ninh - trật tự trong toàn Trường (các cơ sở thuộc Trường);

• Phối hợp cơ quan công an, chính quyền địa phương trong công tác giữ gìn an ninh trật tự, an toàn khu vực Trường;

• Xây dựng và thực hiện kế hoạch phòng cháy chữa cháy; định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống, thiết bị PCCC; tổ chức lực lượng PCCC cơ sở; tổ chức huấn luyện, diễn tập công tác PCCC cho cán bộ, giảng viên và nhân viên Trường theo quy định;

• Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát công tác an toàn - vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường trong toàn Trường; luôn đảm bảo cảnh quan và tạo môi trường học tập xanh - sạch - đẹp.

Công tác lễ tân - khánh tiết

• Chuẩn bị, tổ chức, phục vụ các hội nghị, lễ kỷ niệm, lễ khai giảng, bế giảng, sự kiện, đón tiếp khách của Trường;

• Quản lý cơ sở vật chất, thiết bị, trang trí, hậu cần phục vụ lễ tân, khánh tiết;

• Phối hợp các đơn vị liên quan đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp, trang trọng trong các sự kiện.

Công tác đào tạo, bồi dưỡng nội bộ

• Xây dựng chiến lược, kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng mềm cho cán bộ, giảng viên và nhân viên;

• Phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức lớp tập huấn về hành chính, kỹ năng quản lý, văn hóa công sở, chuyển đổi số, PCCC, an toàn - vệ sinh lao động;

• Theo dõi, đánh giá kết quả đào tạo, bồi dưỡng, lưu hồ sơ cấp chứng chỉ, chứng nhận sau đào tạo, bồi dưỡng nội bộ.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách phân công, bao gồm nhưng không giới hạn công tác khẩn cấp, phối hợp phòng chống thiên tai, đảm bảo an toàn lao động, và các hoạt động phục vụ và dịch vụ của Trường.

Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hội đồng trường và Hiệu trưởng giao.

Thông tin liên hệ

Phòng Tổ chức - Hành chính

Trụ sở chính: Số 8 Đường Phú Nghĩa, Chương Mỹ, Hà Nội.

Cơ sở 1: Tòa nhà Đại học Đông Đô, 60B Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội.

Cơ sở thực hành: Tòa B1, Roman Plaza, đường Tố Hữu, P. Đại Mỗ, TP. Hà Nội.

Điện thoại: 02437719960